Afsprakennota tussen het gemeentebestuur en de gemeentelijke sportraad van Hove
Art.1
Om de sportraad Hove in gelegenheid te stellen zijn taak als participatieorgaan naar behoren te vervullen, zal het gemeentebestuur de adviesraad :
a) permanent, tijdig en volledig op de hoogte te brengen van alle beleidsopties i.v.m. het sportgebeuren en dit vanaf de eerste fase van de besluitvorming.
Hiervoor dient het gemeentebestuur :
- aan de voorzitter van de sportraad de agenda’s en verslagen van de gemeenteraad toe sturen op hetzelfde ogenblik dat die documenten naar alle leden van de gemeenteraad worden verzonden.
- de adviesraad – via de schepen van sport en/of de sportfunctionaris – zo vlug mogelijk op de hoogte te brengen van de agendapunten i.v.m. het sportgebeuren die op de zitting van het college van burgemeester komen.
- de sportraad bij alle belangrijke beslissingen om advies te vragen.
b) de nodige administratieve en financiële steun te geven voor de werking van de adviesraad.
Art.2
Zowel bij adviezen op vraag van het gemeentebestuur als bij adviezen op eigen initiatief kan de raad beschikken over alle mogelijke informatie, vereist voor de opmaak van het advies.
Art.3
De sportraad moet om advies gevraagd worden bij de opmaak van het gemeentelijk sportbeleidsplan voor de bestuursperiode van 6 jaar.
Art.4
De sportraad verbindt zich ertoe :
- om op geregelde momenten het gemeentebestuur te informeren over zijn werking.
- om bij opmaak van een advies alle mogelijke belangstellenden te informeren en te betrekken en dit van bij der eerste fase van de opmaak van het bedoeld advies.
- om telkens de minderheidsstandpunten op te geven.
- om onderling overleg te plegen met de andere adviesraden binnen de gemeente.
- om een actief voorlichtingsbeleid te voeren naar de eigen leden en de bevolking.
Art.5
Telkens een advies wordt overgemaakt verbindt zich het gemeentebestuur zich ertoe :
- om altijd te antwoorden binnen een redelijke termijn.
- om bij een positief antwoord aan te geven hoe en in welke mate het advies of gedeeltelijk advies wordt verrekend in de besluitvorming.
- om een motivatie te geven bij een negatief antwoord.
- om het volledig advies van de raad mee op te nemen in het dossier en bij te voegen aan het ontwerp van beslissing dat door de gemeenteraad moet worden goedgekeurd.
Art.6
Om de adviesfunctie van de raad mogelijk te maken zal het gemeentebestuur aan de raad de agenda en het verslag van de gemeenteraad bezorgen.
De schepen van sport zal op vraag van de raad mededeling geven van de agendapunten van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen die te maken hebben met de beleidsmateries waarover de raad adviesbevoegdheid heeft.
Wanneer het gemeentebestuur de raad om advies vraagt, zal het bij de adviesvraag alle nodige informatie voegen. Tevens hebben de leden van de adviesraad het recht om inzage te nemen in alle documenten en dossiers die betrekking hebben op het dossier tenzij er wettelijke bezwaren zijn. Dit inzagerecht kan uitgeoefend worden via de ambtenaar die toegewezen wordt aan de adviesraad of via de gemeentesecretaris.
Wanneer de adviesraad op eigen initiatief een advies wenst uit te brengen kan hij steeds informatie opvragen aan het college van burgemeester en schepenen, dat deze informatie ter beschikking zal stellen tenzij er wettelijke bezwaren zijn. De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de adviesraad zullen binnen de 15 werkdagen beantwoord worden door de gevraagde informatie ter beschikking te stellen ofwel door de wettelijke bezwaren tegen deze informatieverstrekking mee te delen.
Art.7
De adviesraden zullen éénmaal per jaar samenkomen om informatie uit te wisselen en overleg te plegen. Wanneer de adviesraden het nodig achten, vragen zij een afvaardiging van het college van burgemeester en schepenen op dit overleg.
Art.8
Op eenvoudig schriftelijk verzoek kunnen de leden van de gemeenteraad of van het college van burgemeester en schepenen schriftelijk uitgenodigd worden op de adviesraad.
Art.9
Deze afsprakennota wordt verwerkt in een gemeentelijk reglement dat door de gemeenteraad wordt goedgekeurd. Deze afsprakennota wordt daarmee in de statuten van de sportraad ingeschreven en goedgekeurd door de gemeenteraad.
Art.10
Bij niet- naleving van de punten uit bovenstaande nota kan de raad beroep aantekenen bij het college van burgemeester en schepenen. Het college verbindt zich ertoe dit beroep te behandelen op de eerstvolgende agenda van het college alsook een verslag over te maken aan de voorzitter van de raad. Bij een blijvend conflict verbindt het gemeentebestuur er zich toe dit beroep te behandelen in de eerstvolgende gemeenteraad.
De Raad van Bestuur van de Sportraad Hove bestaat uit Paul Hoppenbrouwers, Emmanuel Verckens, Freddy Smet (ondervoorzitter), Eric Serrien, Martina Buys, Frank Beutels, Luc Van de Velde (voorzitter), Linda Baeyens, Nancy Hemgenbergs, Roger Van Hoegaerden, Wim Duré, Theo Van der Burcht, Guy Wollants (schepen van sport) en Wim Serneels (sportfunctionaris).