De moderne informatica is niet meer weg te denken uit ons dagelijkse leven. Zeker niet uit dat van een goed draaiende overheidsadministratie. Maar dan zijn wel geregelde vernieuwingen noodzakelijk.
We keken eens mee hoe het er bij de gemeentelijke administratie van Hove aan toe gaat.
Op de eerste gemeenteraad van het nieuwe gemeentebestuur in januari 2013 werd aangekondigd dat de computerinfrastructuur van de gemeentediensten aan een opwaardering nodig is. Dit was dringend nodig want veel apparatuur dateert nog uit het jaar 2002, een eeuwigheid geleden in de moderne wereld van moderne elektronica.
Zowel in het gemeentehuis als het OCMW-gebouw staan nog oude servers. Het gemeentebestuur wil alle systemen op elkaar laten aansluiten, wat de efficiëntie zal vergroten. Men wil de twee kleine servers vervangen door één grote en één back-up server in reserve houden. Hiervoor is een goede brandbeveiliging, isolatie van de ruimte en acclimatisatie nodig (air-conditioning). De bedoeling is dat er geen gegevens verloren gaan als er ergens een technisch probleem is. Ondertussen is de nieuwe gemeentelijke server geplaatst, de laatste software installaties zijn nog aan de gang.
Staat der computers
(Rodenbachschool, OCMW, BKO, Bibliotheek, gemeentehuis).
Het is verouderde infrastructuur. Er is een plan voor een algehele inhaalbeweging. Alle computers werden reeds ondertussen vervangen, in totaal zo’n 96 exemplaren met twee tot drie exemplaren die in reserve worden gehouden. Het zijn tweedehandse computers (2 jaar oud + voorziene waarborg). Men wenst in de gemeente alle computers op gelijk niveau te brengen. Tot voor kort was er teveel verschillende hardware aanwezig.
Wie gaat dit beheren?
Bij de gemeentelijke groendienst werkt er één persoon met de nodige ICT-ervaring. Hij beschikt ook over de nodige diploma’s. Vandaag werkt hij nog bij de groendienst maar hij kreeg een beperkte heroriëntatie van zijn job om zijn computerkennis ter beschikking te stellen van de gemeentelijke Albrecht Rodenbachschool. Hij heeft in de gemeentelijke Albrecht Rodenbachschool alle hardware en software getest.
Hij installeerde ook alle software op de nieuwe computers. De leverancier nam de oude computers terug en zo kreeg de gemeente nog een financiële compensatie.
De directie van de Rodenbachschool wilde geen WIFI (draadloze verbindingen). Dus werden er leidingen getrokken naar alle klassen voor de internetverbindingen. Vroeger stond er één PC per klas, vandaag twee. Een winst van 100%.
Vroeger had de gemeenteschool één computerklas met 10 tot 16 PC’s. Het was een hele wirwar want er zaten gemiddeld tussen de 20 en 30 leerlingen in de klas. Niet iedere leerling zat voor een PC. Vandaag staan er 26 tot 28 PC in de computerklas. Alle leerlingen zijn bediend.
Er werden ook zes digitale schoolborden aangekocht. Met aparte PC’s voor de leerkrachten die hiervoor een speciale opleiding kregen. De digitale schoolborden werden ondertussen reeds geplaatst.
Er werden ook 13 nieuwe printers aangekocht in de Rodenbachschool . Eén voor iedere klas plus één voor de leraarskamer. Vroeger was het een hele wirwar met verschillende printers en toners en een permanent lopen van de onderwijzeres naar het secretariaat als er afdrukken moesten worden gemaakt. Nu gebeurt dit onmiddellijk in de klas zelf.
Volgend jaar wil men een digitaal netwerk maken binnen de school. De gemeente beschikt nog over een server die hiervoor kan dienen. Alle computers en de computerklas zullen aan elkaar worden gekoppeld. Dit zal kostenbesparend werken voor de gemeente en er is een recuperatie van servers.
Tussen vandaag en 2017 zal de gemeente ook een tabletklas maken.
Heel deze beweging wil het gemeentebestuur niet bruusk, maar doordacht doen. Men zal steeds de “tering naar de nering zetten”.
De Buitenschoolse Kinderopvang (BKO) kreeg ook twee bijkomende PC’s.
De gemeentelijke bibliotheek had zes PC’s voor het Hovese publiek die niet werkte. Vandaag staan er 10 stuks. De bibliotheek zit nog niet op de portaalsite van de provincie. In de toekomst wordt er mogelijk overgeschakeld.
Gemeentebestuur :
In de toekomst zijn digitale schepencolleges en gemeenteraden niet uitgesloten. De administratie kreeg reeds een pakket voor de invulling van de Colleges van Burgemeester en Schepenen (CBS) en de gemeenteraad. Er ligt reeds een kladbestek klaar.
Men zal dit mogelijk in één stap installeren, rond mei-juni 2014. Alle gemeentemandatarissen plus de administratie zitten dan met nieuwe software. Dit zal gelijktijdig worden ingevoerd. De ambtenaren en de gemeenteraadsleden krijgen hiervoor een individuele begeleiding. Er is een inloopperiode van drie tot vier maanden voorzien.
De eindbesluiten van het gemeentebestuur zullen voor alle Hovese burgers opvraagbaar zijn. De notulen zijn per raadslid en per fractie beveiligd. De software is heel gebruiksvriendelijk (opendoen – klikken – doordraaien).
Niemand zal daarna nog spreken over papieren documenten. Een enorme besparing. Vandaag wordt er nog veel gecopieerd. Op jaarbasis zijn dit tussen de 300.000 tot 500.000 papiervellen. De beveiliging is dezelfde als bij Telebanking.
Op middellange en lange termijn is dit enorm kostenbesparend.
Het gemeentebestuur van Hove wil zich digitaal positioneren naar wat de Vlaamse overheid vandaag reeds doet voor zijn burgers. De burger moet einde 2014 alle documenten digitaal kunnen inkijken en ontvangen.
Voorbeeld : het schepencollege met 30 agendapunten. Op voorhand zullen de schepenen reeds kunnen aanklikken wat voor hen reeds in orde is. Dan zal er meer aandacht gaan naar de discussiepunten. Door de automatisatie kan men er dieper op ingaan. De afhandeling naar de administratie gebeurt ook vlotter.
Telefoonlijnen :
Vandaag beschikt het gemeentebestuur van Hove over oude telefoonlijnen. Als men met veel data naar buiten wil komen, moet men over voldoende capaciteit beschikken. Er werden reeds contacten gelegd voor de aanpassing van de telefonie. Met als resultaat reeds min 30 % kostenbesparing. Overal zullen er VDSL-lijnen liggen. De capaciteit wordt uitgebreid aan een lagere kostprijs. Deze zijn ondertussen al gebeurd.
In de toekomst zullen alle gemeentegebouwen worden verbonden met glasvezel. In de gemeentelijke bibliotheek is dit reeds in orde. Het OCMW, het AGB (Autonoom Gemeentebedrijf) en de diensten binnen de hofgracht zijn ook al in orde.
De Geelhandlaan is de hoofdader om alle gemeentelijke gebouwen met elkaar te verbinden. Dit elektronisch vernieuwingsproject hangt dus af van het Agentschap Natuur en Bos (ANB). De glasvezel kan maar gelegd worden als de Geelhandlaan open ligt voor de geplande herprofileringswerken. Dit is kostenbesparend.
Tussen de Rodenbachschool, de BKO en het Dienstencentrum aan de René Verbeecklaan komt ook een leiding glasvezel te liggen. Einde december 2013 moet dit in orde zijn.
Vandaag hebben de intelligente/telefoniekasten in gebouwen nog voldoende capaciteit. Binnen drie tot vier jaar zal dit niet meer het geval zijn. Het gemeentebestuur nam reeds de beslissing om grotere kasten te plaatsen. In de Onderwijsstraat worden computergestuurde grondboringen doorgevoerd. Men maakt één kuil aan het begin of einde van de straat en moet zodoende een volledige straat niet meer open leggen.
De telefooncentrale op het gemeentehuis heeft reeds 17 jaren dienst, is dus vrij verouderd. We kijken uit naar om te investeren in een nieuwe telefooncentrale. De leveranciers demonstraties zijn reeds aan de gang. Alles moet ten dienste staan van de gemeentediensten en het moet ook kostenbesparend zijn.
De burgemeester beschikt voor het eerst in de Hovese geschiedenis over een pc op zijn bureel.
Bij heel deze vernieuwing van de gemeentelijke computerinfrastructuur moet men in de eerste plaats rekening houden met het personeel dat er dagelijks moet mee werken. Ze zullen alle kansen krijgen om alles goed aan te leren. Ze moeten er zich ook goed en beter bij voelen.