Interne controle : thema audit-personeel Hove

Aan de gemeenteraadsleden werd gevraagd kennis te nemen van de audit uitgevoerd door Audit Vlaanderen : het rapport, de managementreactie, de aanbevelingen en het plan van aanpak.

De thema-audit focust op twee doelstellingen : zijn de overkoepelende voorwaarden om tot een degelijk instroomproces te komen, adequaat en effectief ingevuld ? Verloopt het instroomproces effectief, efficiënt en integer opdat een kwaliteitsvolle invulling van de personeelsbehoefte wordt verkregen.

Auditbevindingen :

– globaal gezien worden de risico’s binnen het instroomproces voldoende beheerst;

– de personeelsbehoefte wordt grotendeels op een systematische wijze geïdentificeerd, gevalideerd en bijgestuurd  (op basis van de vernieuwde personeelsformatie);

– de instroomprocedures worden op een flexibele wijze gehanteerd, met aandacht voor intern aanwezige competenties (mobiliteit, bevordering)  en efficiëntie (wervingsreserves);

– er zijn voldoende maatregelen om het selectieproces effectief, objectief en  transparant te laten verlopen;

– het instroombeleid is afgestemd op de noden van de organisatie (beleidskeuzes   weerspiegeld in de vernieuwde formatie);

– rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk en instroomdossiers zijn systematisch   opgesteld;

– de gemeente neemt maatregelen om kennis binnen de organisatie op te bouwen (of hiervoor een beroep doen op externe partners) om risico op fouten of beroepsprocedures te minimaliseren.

Aanbevelingen :

gemeentesecretaris en schepen

1) Opdat de gemeenteraad, het schepencollege en het managementteam zicht krijgen op de risico’s die het behalen van de doelstellingen kunnen bemoeilijken en op de beheersmaatregelen die zijn genomen om deze risico’s te beperken, stelt de gemeente Hove een kader voor interne controle / organisatiebeheersing vast en rapporteert de secretaris minimaal jaarlijks hierover aan de gemeenteraad en het schepencollege.

2) Om te vermijden dat nieuwe medewerkers onvoldoende geïnformeerd worden of dat ze onvoldoende feedback over hun functioneren ontvangen, verduidelijkt de gemeente Hove de verantwoordelijkheden met betrekking tot de indiensttreding en begeleiding van nieuwe medewerkers.

3) De gemeente Hove waarborgt het principe van de gelijke toegang tot het ambt door steeds een instroomprocedure te organiseren bij het toekennen van arbeidscontracten van bepaalde duur en door te vermijden dat medewerkers die de organisatie zijn binnengekomen via een verkorte procedure de facto contracten van onbepaalde duur verwerven.

4) Om te vermijden dat het instroomproces vertraging oploopt of stilvalt of dat er kennis ter zake verloren gaat, neemt de organisatie maatregelen om de continuïteit in dit proces te verzekeren.

Bij de aanbevelingen is er door de gemeentesecretaris in overleg met de coördinator Personeel en Secretariaat een voorstel van actieplan ten aanzien van de audit geformuleerd en toegevoegd bij het eindrapport. Uit de benchmark met dertien andere besturen kan geconcludeerd worden dat Hove zich in het bovenste gedeelte van de lijst van de geauditeerde besturen situeert.

Bespreking

OCMW Hove

In totaal werden er in Hove 16 aanwervingsdossiers doorgenomen. Raadslid Filip Lecoutre (CD&V) maakte een opmerking : “Dit verslag is reeds 8 maanden geleden afgeleverd ?”. De gemeentesecretaris antwoordde : “Dit rapport stond geagendeerd in de werkgroep Gemeenteraad, maar werd enkele maanden geleden omwille van het late uur niet behandeld.” Raadslid Diederik Vandendriessche (HB) stelde : “De continuïteit van de kennis is belangrijk. Daarom doet men soms beroep op gepensioneerde ploegbazen.” Gemeentesecretaris : “Onze personeelsdienst draait op twee medewerkers. Als het daar stilvalt, hebben we een probleem.”

De raadsleden namen kennis van het rapport.

Meer info : gemeentesecretaris Luc Vanrusselt, gemeentehuis, tel. 03 / 460 33 37 (kantooruren), e-mail : luc.vanrusselt@hove.be .

Foto’s © Gazet van Hove.