Tijdens de coronacrisis zijn onze diensten beginnen werken op afspraak. En dat zullen ze blíjven doen en vanaf maart tijdens nieuwe openingsuren. Want dat heeft best wat voordelen !

Vanaf maart kan je eenvoudig via www.hove.be of telefonisch een afspraak maken bij onze diensten Burgerzaken (Bevolking en Burgerlijke Stand, 03 460 33 20) en Omgeving (03 460 33 41) in het gemeentehuis, Vrije Tijd (03 454 39 01) aan de sporthal en onze Sociale Dienst (03 460 10 80) in het Sociaal Huis.

Tot 1 maart doe je dat nog even telefonisch, vanaf 1 maart lanceren we een handige afsprakenmodule op onze website.

Voordelen voor onze klanten

  • Klanten plannen zelf een afspraak op een voor hun gepast moment in een door ons vooropgesteld kader.
  • Klanten weten zo duidelijk waar en wanneer de afspraak doorgaat en wat ze moeten meebrengen. Zo besparen ze een extra trip naar het gemeentehuis, het sociaal huis,…
  • Klanten worden sneller geholpen: onze collega’s weten perfect wie er langskomt en kunnen alles voorbereiden. De wachttijd wordt dus niet alleen korter, maar de afspraak zelf zal ook minder lang duren dan voordien.
  • Klanten worden meteen door de juiste persoon/dienst geholpen.
  • Klanten genieten meer privacy: je weet vooraf waarvoor iemand komt en kan indien nodig een aparte ruimte boeken.

Voordelen voor onze medewerkers

  • Medewerkers weten wanneer er afspraken ingepland zijn en wanneer er backofficetijd is, wat leidt tot een betere planning, een efficiëntere inzet van capaciteit en kennis, rust en overzicht.
  • De leidinggevende weet perfect hoeveel medewerkers hij/zij moet inplannen en dat leidt tot een betere verdeling van front- en backofficewerk.
  • Het maken van afspraken zorgt dat de klantentoeloop meer voorspelbaar is en het geeft de medewerkers duidelijkheid.
  • De bezoeker is vaak beter voorbereid, wat zorgt voor een effectieve afhandeling van de afspraak. Ook onze medewerkers kunnen zo het dossier beter voorbereiden.
  • De druk van de volle wachtzaal verdwijnt. We krijgen meer grip op de bezoekersstroom en kunnen de bezoekersstroom reguleren: we bepalen zelf het aantal bezoekers in de wachtzaal of op andere locaties.
  • Omdat we weten wie er op welk moment komt, kunnen we vooraf communiceren met de bezoeker, bijvoorbeeld over de coronamaatregelen of over de benodigdheden voor de afspraak en kunnen we op voorhand maatregelen treffen richting de bezoeker.
  • Op deze manier kunnen we ook veiliger werken, want het aantal mensen dat tegelijk in het gemeentehuis is, zal beperkt zijn. En dat is uiteraard in deze tijden zeer belangrijk.

Nieuwe openingsuren Burgerzaken, Vrije Tijd, Omgeving en Sociale Dienst

Maandag van 14 tot 17 uur en van 18 tot 20 uur.

Dinsdag van 10 tot 14 uur.

Donderdag van 9 tot 12 uur.

Vrijdag van 9 tot 12 uur.

De dienst Vrije Tijd is ook open op woensdag van 14 tot 17 uur.

Alle andere diensten (BKO, bib, dienstencentrum) behouden hun openingstijden.

 

Foto’s (c) Gazet van Hove.